[ 01 ]
Des demandes d'achat sans canal
email, couloir, téléphone : impossible de savoir ce qui est en attente, ni depuis quand.
[ MÉTIER // ACHATS ]Le logiciel de gestion des achats qui suit
Le logiciel de gestion des achats qui suit
vos circuits - pas ceux d'un éditeur.
Vos demandes, vos seuils de validation, vos fournisseurs - livré en 7 à 30 jours, 0€ jusqu'à la livraison.
[ 01 // RÉALITÉS ]
Pourquoi les achats échappent-ils toujours au processus ?
Parce que le processus vit sur le papier et que la réalité vit dans les emails. Chaque service a sa manière de demander, chaque manager son seuil implicite, et le bon de commande arrive parfois après la facture. Les responsables achats décrivent à Joseph les mêmes situations :
[ 02 ]
Des circuits de validation flous
l'engagement commence au bon de commande, mais la validation dépend du montant, du service, parfois du fournisseur. Aucun outil standard ne reproduit cette réalité sans la tordre.
[ 03 ]
Une base fournisseurs jamais à jour
contacts, conditions, évaluations, documents obligatoires : chacun a sa version, aucune n'est complète.
[ 04 ]
Aucune vision des engagements
le budget se pilote sur le consommé comptable - c'est-à-dire trop tard : ce qui est commandé mais pas facturé n'existe nulle part.
[ 02 // CE QUE JOSEPH SAIT AUDITER ][ FOURNISSEURS & CONTRATS ] [ COMMANDES & RÉCEPTIONS ] [ RISQUES & CONFORMITÉ ]
Joseph couvre toute l'entreprise. Il ne construit que ce que vous lui demandez.
Joseph arrive en connaissant votre métier. Ce qu'il ne connaît pas, c'est ce que vous faites différemment - et c'est précisément là qu'est votre savoir-faire.
Il audite votre périmètre domaine par domaine, comme le ferait un consultant senior des achats qui connaîtrait déjà votre secteur. Chaque échange écrit une règle de votre outil ; la relance la précise.
De la recherche d'un fournisseur à la mise en concurrence - jusqu'au sourcing d'une alternative quand le marché se tend.
[ ENTRETIEN // Sourcing & consultation ]
À partir de quel montant mettez-vous plusieurs fournisseurs en concurrence ?
Quinze mille euros. En dessous, je consulte le fournisseur habituel et je compare au dernier prix.
Au-dessus, vous consultez toujours plusieurs fournisseurs, même quand un seul sait faire ?
Le renouvellement d'une licence échappe à la règle. Un seul éditeur la vend, je négocie sans comparer.
[ RÈGLE CAPTÉE ] Consultation au-delà de 15 000 € - négociation directe si le fournisseur est unique
De la création de la fiche fournisseur au contrôle de ses coordonnées bancaires - jusqu'à la sortie du panel.
[ ENTRETIEN // Référencement fournisseurs ]
Qui peut créer un nouveau fournisseur dans vos outils ?
Moi seul. Je crée la fiche une fois les justificatifs reçus et le contrat signé.
Une fois la fiche créée, qui peut en modifier les coordonnées bancaires ?
Le changement de RIB, personne. Je rappelle le fournisseur au numéro que j'avais déjà avant de le saisir.
[ RÈGLE CAPTÉE ] Création fournisseur réservée aux achats - changement de RIB confirmé par appel
De la négociation des tarifs annuels aux remises de volume - en passant par les délais de paiement et les franco.
[ ENTRETIEN // Négociation & conditions ]
Vos tarifs fournisseurs, vous les renégociez à quel rythme ?
Une fois par an, en janvier. Je reprends les volumes de l'année passée et je redemande une remise.
Vos volumes de l'année suffisent à fixer le prix sur tous vos postes ?
L'énergie suit son indice. Le prix bouge au trimestre, je ne négocie rien du tout.
[ RÈGLE CAPTÉE ] Tarifs renégociés en janvier sur les volumes de l'année - énergie indexée au trimestre
Du contrat cadre à son avenant - jusqu'aux préavis de dénonciation et aux clauses de révision de prix.
[ ENTRETIEN // Contrats & reconduction ]
Vos contrats fournisseurs, qui surveille leur date de reconduction ?
Personne en particulier. Je note les échéances dans mon agenda quand je signe.
Votre agenda couvre aussi les contrats qui repartent sans que personne ne signe ?
La maintenance repart pour un an toute seule si personne ne dénonce trois mois avant.
[ RÈGLE CAPTÉE ] Échéances notées à la signature - maintenance reconduite seule sauf préavis à M-3
De l'évaluation annuelle du fournisseur au plan de progrès qu'on lui demande - en passant par le suivi de ses écarts de délai.
[ ENTRETIEN // Évaluation & performance ]
Sur quels critères jugez-vous qu'un fournisseur travaille bien ?
Le délai tenu et la qualité de ce qu'il livre. Je le sais sans avoir besoin de le mesurer.
Sur les fournisseurs qui pèsent le plus, vous le mesurez quand même ?
Pour les trois plus gros, oui. Une revue par an, avec les écarts de délai relevés.
[ RÈGLE CAPTÉE ] Fournisseurs jugés au délai tenu - revue annuelle chiffrée pour les plus gros
Des achats directs aux frais généraux - en passant par les prestations intellectuelles et les abonnements.
[ ENTRETIEN // Familles d'achat ]
Toutes les familles d'achat passent-elles par votre service ?
Oui, toutes les familles. C'est la raison pour laquelle le poste a été créé.
Y compris l'informatique et les assurances, ou ces familles-là ont leur propre acheteur ?
L'informatique m'échappe. Le DSI choisit et signe, je découvre la dépense au budget.
[ RÈGLE CAPTÉE ] Toutes les familles d'achat passent par les achats - informatique arbitrée par le DSI
De l'édition du bon de commande à son envoi au fournisseur - jusqu'à l'accusé de réception qui fige le délai.
[ ENTRETIEN // Passation des commandes ]
Une commande peut-elle partir chez un fournisseur sans passer par votre service ?
Non. Tout achat part sur un bon de commande que j'édite moi-même.
Vous éditez donc chaque bon de commande, même pour ce qui revient toutes les semaines ?
Le consommable sur catalogue part sans moi. Les services commandent, je vois passer la facture.
[ RÈGLE CAPTÉE ] Bon de commande émis par les achats - consommable sur catalogue laissé aux services
De la réception de la livraison à son contrôle - jusqu'au refus et au retour quand elle n'est pas conforme.
[ ENTRETIEN // Réceptions & non-conformités ]
Qui constate la réception, et sur quoi s'appuie-t-il ?
Le service qui a demandé. Il pointe la livraison sur le bon de commande avant de la ranger.
Il pointe aussi quand la livraison arrive incomplète ?
Les partiels restent ouverts chez moi. Tant que le reliquat manque, la commande n'est pas soldée.
[ RÈGLE CAPTÉE ] Réception pointée par le demandeur - partiels laissés ouverts chez les achats
De la relance d'une commande en retard à l'application des pénalités - en passant par la recherche d'un dépannage.
[ ENTRETIEN // Retards & pénalités ]
À quel moment relancez-vous un fournisseur qui n'a pas livré ?
Trois jours avant la date promise. Un appel suffit, la plupart préviennent d'eux-mêmes.
Et quand la date promise est dépassée, les pénalités du contrat s'appliquent ?
Jamais sur les prestations. Sur le transport, oui - c'est le seul contrat où elles sont chiffrées.
[ RÈGLE CAPTÉE ] Relance à J-3 de la date promise - pénalités appliquées au seul transport
Du rapprochement de la facture au bon de commande à sa mise en paiement - jusqu'à l'avoir réclamé sur un écart.
[ ENTRETIEN // Factures & écarts ]
Quand le prix facturé ne correspond pas à la commande, qui tranche ?
Moi. Je bloque la facture et je réclame un avoir au fournisseur.
Un écart de quelques euros, vous le bloquez aussi ?
En dessous de vingt euros, non. Le temps passé à réclamer coûte plus cher que l'écart.
[ RÈGLE CAPTÉE ] Facture bloquée sur tout écart de prix - tolérance jusqu'à 20 € par ligne
De l'intérim aux prestations intellectuelles - en passant par la sous-traitance confiée quand vos équipes ne suivent plus.
[ ENTRETIEN // Achats de prestations ]
Qui choisit un prestataire quand un service a besoin de renfort ?
Le service choisit, je négocie le tarif. On travaille avec les mêmes agences depuis des années.
Ces agences passent par un contrat cadre, ou chaque mission se négocie seule ?
Un accord annuel pour l'intérim, oui. Les prestations intellectuelles se négocient mission par mission.
[ RÈGLE CAPTÉE ] Prestataire choisi par le service, tarif négocié aux achats - intérim sous accord annuel
De la part d'un fournisseur dans vos achats à la recherche d'une seconde source - jusqu'au stock de sécurité.
[ ENTRETIEN // Dépendance & double source ]
Un fournisseur qui disparaîtrait demain, lequel vous mettrait en difficulté ?
Notre principal. Il représente près du quart de mes achats et personne d'autre ne fait la même chose.
Ce quart-là, vous l'avez doublé par un second fournisseur ?
Un second fournisseur, non - je stocke de quoi tenir six semaines, ça revient moins cher.
[ RÈGLE CAPTÉE ] Dépendance assumée sur le premier fournisseur - six semaines de stock en couverture
De l'attestation de vigilance à l'assurance responsabilité civile du fournisseur - jusqu'à la mise à jour de ses justificatifs.
[ ENTRETIEN // Documents & vigilance ]
Les justificatifs de vos fournisseurs, vous les redemandez à quelle fréquence ?
Tous les six mois pour l'attestation de vigilance. C'est la seule que je relance vraiment.
La relance vaut pour tous vos fournisseurs, même les plus petits ?
En dessous de cinq mille euros de contrat, la loi ne l'exige pas - alors je ne la demande pas.
[ RÈGLE CAPTÉE ] Attestation de vigilance relancée au semestre - contrats sous 5 000 € hors obligation
Du critère environnemental dans une consultation à l'origine des produits - jusqu'aux engagements que vos clients répercutent.
[ ENTRETIEN // Achats responsables ]
Un critère environnemental entre-t-il dans le choix d'un fournisseur ?
Pas vraiment. Le prix et le délai décident du choix, comme partout.
Le prix décide même quand un client vous interroge sur vos fournisseurs ?
Les appels d'offres publics, si. Ils notent l'environnement, et là je remplis tout ce qu'ils demandent.
[ RÈGLE CAPTÉE ] Prix et délai décident du choix - critère environnemental sur appel d'offres public
[ ET LE RESTE DE L'ENTREPRISE ]
Ces domaines sont ceux d'un responsable achats. Joseph en connaît autant dans chaque autre département de l'entreprise, et les audite de la même façon le jour où vous les ouvrez :
Vente · Relation client · Marketing · Approvisionnement & stocks · Production · Logistique · Maintenance · Qualité · Finance & comptabilité · Contrôle de gestion · Ressources humaines · Paie · Juridique · Systèmes d'information · Données · …
Un Joseph peut commencer par les achats et s'étendre à toute l'entreprise - quand vous le décidez.
[ 03 // ARCHITECTURE LIVRÉE ]
illustration - exemple d'outil livré
Ce que Joseph construit pour un responsable achats.
- →S01
Un circuit de demandes d'achat unique
chaque demande créée, qualifiée et routée selon vos seuils - par montant, par service, par type d'achat.
- →S02
Des bons de commande reliés au budget
l'engagement naît à la commande, pas à la facture : le « reste à engager » devient un chiffre vivant.
- →S03
Une base fournisseurs gouvernée
conditions négociées, échéances de contrats, évaluations, documents à jour - et des alertes quand un document expire.
- →S04
Des validations traçables
qui a validé quoi, quand, sur quel montant - la question de l'audit interne trouve sa réponse en deux clics.
[ ENGINE_LEDGER // VOTRE-OUTIL.APP ]SUIVI · S12 · 2026
[ ACTIF // RECORD_01 ]
Dossier 2026-041 - Point n°7
AVANCEMENT62%
ÉCHÉANCEJ-12
ÉCART+1,8%
| POSTE | PRÉVU | RÉALISÉ | MOIS | % |
|---|---|---|---|---|
| Préparation | 48 500 € | 48 500 € | - | 100 |
| Exécution | 312 000 € | 214 800 € | 38 200 € | 69 |
| Contrôle | 68 400 € | 41 000 € | 12 000 € | 60 |
| Livraison | 54 200 € | 18 900 € | 18 900 € | 35 |
| Clôture | 42 000 € | 0 € | 0 € | 0 |
TOTAL EN COURS15 862,50 €
[ 04 // VOS AGENTS ]
Ces exemples sont des points de départ - pas un périmètre.
RH & plannings-Finance & facturation-Opérations & terrain-Relation client
Ce n'est pas un outil de plus. C'est la fin des outils de plus.
Et vos agents y travaillent - décrits en phrases, comme le reste :
[ AGENT // DEMANDES ]
L'agent demandes
qualifie chaque demande entrante, la route selon vos seuils et relance le valideur qui bloque le circuit.
[ AGENT // ENGAGEMENTS ]L'agent engagements
tient le reste à engager par service et signale la ligne budgétaire qui va se refermer.
[ AGENT // FOURNISSEURS ]L'agent fournisseurs
surveille les documents obligatoires et les échéances de contrat, et relance avant expiration.
[ 05 // CONNECTÉ À CE QUI DOIT RESTER ]
L'outil achats structure l'amont, sans double saisie.
FACTURATION PUBLIQUE // CHORUS PRO
La comptabilité fournisseurs reste dans votre outil comptable ; l'outil achats construit par Joseph structure ce qui se passe avant.
SIGNATURE // YOUSIGN
Les signatures restent dans Yousign. Le panorama complet est sur la page intégrations.
[ 06 // MÉTHODE ]
Comment cela se passe.
[ 01 ]
Compte gratuit, sans carte bancaire.
Vous ouvrez votre espace en une minute, aucune information de paiement demandée.
[ 02 ]
Élicitation IA + chargé de projet.
Vous décrivez votre quotidien, l'élicitation fait le reste, un chargé de projet vous accompagne.
[ 03 ]
Livré et branché.
Livré en 7 à 30 jours (comment ça marche), connecté à ce qui doit rester - compta, paie, banque (intégrations).
[ 07 // ILLUSTRATIONS ][ CONFIGURATION_RECORD_01 // FICTIONNALISÉE ] [ CONFIGURATION_RECORD_02 // FICTIONNALISÉE ]
Applications concrètes.
Entreprise agroalimentaire · 110 personnes
Les demandes d'achat des ateliers passaient par les chefs d'équipe, en fin de journée, de mémoire. Joseph construit une demande en trois champs depuis le téléphone, routée selon le montant. Le service achats découvre l'existence des besoins avant l'urgence, plus après.
Groupe de négoce · 70 personnes
Trente et un fournisseurs actifs, des conditions négociées éparpillées dans les emails. Joseph construit une fiche fournisseur unique - conditions, contrats, évaluations, documents - avec alertes d'échéance. À la renégociation annuelle, l'acheteur arrive avec l'historique complet.
[ 08 // PASSERELLE SECTEURS ]
Les achats, secteur par secteur.
Dans l'industrie, les stocks matières commandent l'atelier ; dans le négoce, la saisonnalité commande l'achat ; en agroalimentaire, l'agréage se joue à quai.
[ 09 // FAQ ]
Questions fréquentes.
- Celui qui reproduit vos seuils réels. Si vos validations dépendent du montant, du service et du type d'achat, un outil générique vous forcera à simplifier - donc à contourner. Joseph construit le circuit tel qu'il se décide déjà chez vous, en 7 à 30 jours.
- Oui - c'est même le cœur du sujet. L'engagement naît au bon de commande : budget engagé, consommé et reste à engager deviennent trois chiffres visibles en continu, par service et par période.
- La base fournisseurs construite par Joseph porte les documents et leurs dates de validité, avec relance automatique avant expiration - la conformité fournisseurs cesse de reposer sur la mémoire.
- La conception est gratuite : vous décrivez, vous recevez un devis, et vous ne payez qu'à partir de la livraison. Les abonnements sont proposés à partir de 69€ par utilisateur et par mois - détail sur la page tarifs.
[ DÉMARRER · 0€ JUSQU'À LA LIVRAISON ]09 / 09